Инструменты управления задачами

12524429_10209078956516801_7025679090131626481_n

Сначала я написал в этой публикации подробный трактат — какие бывают задачи по приоритетам, как работать со входящими задачами, как с исходящими, что нужно делегировать, что делать сразу, а про что можно вообще забыть, как про страшный сон.
Но потом решил, что получится слишком занудно и много, а времени у всех мало — надо задачами рулить. Поэтому ограничился только описанием инструментов.

Среди множества всех таск-менеджеров и разных других полезных штук, которые используются для управления задачами, я пока остановился на этих. Они позволяют закрыть 99% потребностей и ничего не забыть.

1. Inbox от Gmail — универсальный и очень удобный инструмент планирования, делегирования и коммуникации.
Раньше я использовал «классический» Gmail с настроенным порядком писем «Сначала непрочитанные». Письма, на которые не получалось дать ответ сразу, помечались как Непрочитанные и копились вверху.
В Inbox появилась возможность переносить их в Запланированные на конкретное время и это очень удобно.
Например, если вы кому-то пересылаете письмо, делегируя задачу, можно поставить на определенную дату метку, чтобы не забыть проверить ее выполнение.

Кстати, почту же использую и как напоминалку почитать интересные статьи и заметки. Pocket пробовал, но привычка туда заглядывать так и не появилась. Поэтому пока пересылаю интересные ссылки сам себе с темой «Почитать» и ставлю напоминание на свободное время.

2. Trello — инструмент планирования и делегирования, который, в основном, нужен для внешних исполнителей. Позволяет заводить под каждый проект доски и этапы, добавлять разных исполнителей и следить за движением задач по этапам. Есть доска Идеи, в которые закидываю мысли, которые не связаны с текущими проектами.
В разных проектах частота проверки задач разная, но, как правило, при добавлении новой записи на доску — пробегаю глазами текущее положение дел.
При закрытии задачи исполнители сами сообщают о необходимости проверки — иду проверяю.
Раз в месяц — обязательная ревизия всех живых проектов на предмет состояния дел и удаления «повисших» задач, которые, скорее всего, просто стали уже не актуальны.

3. Google Calendar — инструмент планирования. Удобен тем, что можно использовать множество календарей, к которым можно открывать доступ, причем как полный для просмотра и внесения изменений, так и в виде показа статусе Занято / Свободно. Например, личный календарь может редактировать супруга и вносить визиты в школу или в поликлинику с детьми. Сотрудники при этом видят статус «Занят».

4. AmoCRM — инструмент планирования продаж. При работе с CRM неукоснительно следую двум правилам:
1. Все контакты/запросы должны быть занесены сразу в момент появления.
2. Все действия должны быть направлены на продвижение сделки по воронке.

В AmoCRM есть удобная штука — Бизнес-процессы. Это скрипты — обработчики событий, которые автоматически ставят разные напоминалки и позволяют не пропустить важный момент.

5. Приложение Задачи — очень простой инструмент для записи мелких задач на телефоне, которые обычно требуют конкретного времени и лежат вне плоскости работы. Так же работает для перехватывающих напоминаний занести ту или иную задачу в другие программы.

Раньше активно использовал Things и методологию GTD, но тут нет возможности делегировать и приложение «умерло».

Из CRM еще активно работал с PipeDrive — штука хорошая, особенно для сделок, которые могут циклично повторяться. Но AmoCRM нравится больше.

Для коммуникации — почта (Gmail и Yandex) и мессенджеры (Telegram, Facebook Messenger, Skype, Viber, Whatsapp). Так уж сложилось, что люди пишут в разных мессенджерах и нужно быть везде.

Для управления проектами пробовал еще BaseCamp и PivotTracker, но все таки выбрал Trello.
Для локальных проектов можно использовать RedMine.

Мессенджеры
Из всех удобнее Facebok Messenger (в основном потому, что сейчас вместо обмена визитками добавляешь друг друга в FB и это своего рода контакт лист, плюс групповые чаты). Но это же его минус — при большом количестве начинаешь терять ветки обсуждений. А поиск работает пока не очень. На втором месте Telegram. Из-за хороших desktop и web версий.

Почта
Почти вся почта (в т.ч. с рабочих) собирается на Gmail через переадресацию и сортировку.
А все рабочие адреса подняты на Yandex (Почта для домена). Это позволяет быстро переключаться между разными адресами.

Документы
Сейчас идет активная миграция с Dropbox на Google Drive. С Dropbox дружу исторически, но GD вынудил купить много места из-за почты и было бы неразумно докупать его еще и на Dropbox.

P.S. Смешная шутка про напоминалки, чтобы не забыть смотреть напоминалки.